CAPÍTULO VI- DOCUMENTAÇÃO

 

 

 

MÓDULO 1: DOCUMENTOS EM DIA

 

Tópico 1 – Documentos de Água

 

Objetivo: Explicar a importância e os requisitos legais dos documentos relacionados ao Sistema de Abastecimento de Água no Condomínio.

 

A manutenção da qualidade e da regularidade de abastecimento de água em Condomínios é essencial para garantir a saúde e segurança dos Condôminos, além de atender exigências legais impostas pelos órgãos competentes. Adiante as principais orientações sobre os requisitos relacionados a água.

 

Controle da Qualidade da Água Potável:

 

• A água fornecida ao Condomínio deve passar por análises periódicas para garantir que está dentro dos padrões de potabilidade definidos pelo Ministério da Saúde (Portaria GM/MS nº 888/2021). Essas análises devem incluir:

• Verificação de parâmetros físico-químicos e microbiológicos;
• Registro dos resultados em relatórios técnicos;
• Contratação de laboratórios acreditados para realização dos testes.

 

Documentação de Reservatórios e Sistemas de Bombeamento

 

• Os sistemas de armazenamento e distribuição de água devem estar devidamente documentados, conforme legislação vigente. Os itens necessários incluem:

• Projeto aprovado junto à prefeitura ou órgão regulador competente;
• Manuais de operação e manutenção dos sistemas;
• Certificados de inspeções regulares realizadas por profissionais habilitados.

 

Laudos de Limpeza e Higienização de Caixas d'Água

 

• A higienização periódica dos reservatórios de água é obrigatória para evitar a contaminação por micro-organismos ou substâncias nocivas. As principais obrigações incluem:

• Frequência mínima de limpeza recomendada (geralmente semestral ou anual, dependendo da legislação local);
• Emissão de laudos técnicos detalhando o procedimento realizado;
• Registro fotográfico antes e depois da limpeza.

 

Exigências Municipais e Estaduais Relacionadas à Água

 

• Cada região possui regulamentações específicas que os condomínios devem atender. Em São Paulo, por exemplo, as principais normas incluem:

• Atendimento às resoluções da CETESB para sistemas de reuso e descarte de água;
• Alvarás ou licenças para operação de sistemas de abastecimento próprio;
• Participação em programas de monitoramento e fiscalização de órgãos municipais.

 

Manter os documentos de água em dia não é apenas uma questão de cumprimento legal, mas também um compromisso com a segurança e bem-estar de todos os Condôminos.

 

Tópico 2 – Documentos de Ar

 

Objetivo: Abordar os documentos necessários para garantir a segurança e a eficiência de Sistemas de Ventilação e Climatização.

 

Garantir a segurança e eficiência da ventilação e climatização em condomínios é tão importante quanto cuidar do abastecimento de água. Este tópico aborda os documentos necessários para a manutenção e regularidade desses sistemas.

 

Relatórios de Manutenção de Sistemas de Ar-Condicionado (PMOC):

 

• O PMOC- Plano de Manutenção, Operação e Controle é um documento obrigatório que detalha sistemas de ar-condicionado, incluindo:

• Cronograma de manutenções preventivas e corretivas;
• Registros de inspeções realizadas nos equipamentos;
• Acompanhamento da vida útil dos componentes.

 

Inspeções Obrigatórias de Qualidade do Ar Interno

 

• Conforme as normas da ANVISA, é necessário realizar inspeções periódicas para avaliar a qualidade do ar interno em ambientes climatizados. Essas inspeções devem:

• Analisar concentrações de micro-organismos e poluentes;
• Produzir detalhados relatórios com base nos padrões da Resolução RE nº 9/2003;
• Garantir condições saudáveis para os ocupantes.

 

Documentação de Limpeza de Dutos e Filtros

 

• A limpeza regular dos dutos de ventilação e dos filtros dos sistemas de climatização é essencial para evitar acúmulo de poeira, fungos e outros contaminantes. As exigências incluem:

• Contratar empresas especializadas;
• Produzir relatórios técnicos com detalhamento do serviço realizado;
• Registrar fotograficamente o antes e depois da limpeza.

 

Impactos da Falta de Conformidade nos Sistemas de Ar:

 

• A ausência de manutenção adequada e documentação dos sistemas de ar pode levar a:

• Proliferação de agentes patogênicos no ambiente;
• Ineficiência energética, aumentando custos operacionais;
• Penalizações legais devido à não conformidade com normas regulamentadoras.

 

Manter os documentos relacionados ao ar em dia é indispensável para assegurar a saúde, o conforto e o cumprimento das normas nos condomínios.

 

Tópico 3 – Documentos de Mangueiras, Extintores e Gás

 

Objetivo: Explicar os requisitos legais e boas práticas para documentação de Sistemas de Combate a Incêndio e Gás, garantindo a conformidade com normas técnicas e legislações aplicáveis.

 

Certificação e Testes de Mangueiras de Incêndio

 

• Requisitos Legais

• Norma Aplicável: ABNT NBR 12779 – Mangueiras de incêndio;
• Certificação compulsória exigindo que todas as mangueiras devem possuir certificação emitida por organismo de certificação acreditado (homologado) pelo INMETRO.

• Testes Obrigatórios:

• Hidrostaticidade, que analisa a existência de vazamentos e resistência à pressão, de periodicidade anual, gerando relatório detalhado emitido por laboratório especializado.

• Documentos Necessários:

• Certificado de Conformidade (INMETRO);
• Relatório de Ensaios Hidrostáticos;
• Registro de Inspeções Visuais.

• Boas Práticas

• Armazenar mangueiras em local seco e protegido;
• Substituir mangueiras danificadas ou com validade expirada.

 

Manutenção e Inspeção de Extintores

 

• Requisitos Legais:

• Norma Aplicável: ABNT NBR 12962 – Inspeção e manutenção de extintores de incêndio;
• Regulamentação: Portaria INMETRO nº 206/2011- que estabelece critérios para certificação e manutenção de extintores de incêndio.

• Periodicidades:

• Inspeção Visual: Mensal.
• Manutenção de 1º Nível: anual.
• Manutenção de 2º Nível: a cada 5 anos ou após utilização.

• Documentos Necessários

• Certificado de Recarga ou Manutenção;
• Relatório de Inspeção Mensal;
• Histórico de Manutenção e Testes.

• Boas Práticas

• Identificar cada extintor com etiqueta, contendo a data da última manutenção e validade do teste;
• Garantir que os extintores estejam acessíveis e sinalizados.

 

Documentação de Inspeções em Sistemas de Gás

 

• Requisitos Legais

• Norma Aplicável: ABNT NBR 15526 – Redes de distribuição interna para gases combustíveis em instalações residenciais e comerciais.
• Legislação Estadual: pode variar conforme a localidade (consultar a legislação local).

• Inspeções Necessárias

• Teste de Estanqueidade: verificação de vazamentos de periodicidade anual, de responsabilidade de engenheiro ou técnico habilitado.

• Inspeção de Componentes: análise de reguladores, mangueiras, conexões e tubulações, de periodicidade semestral.
• Documentos Necessários

• Laudo de Teste de Estanqueidade;
• Certificado de Conformidade dos Equipamentos;
• Histórico de Inspeções e Manutenções.

• Boas Práticas

• Utilizar apenas componentes certificados pelo INMETRO;
• Manter a documentação arquivada e atualizada para apresentação em fiscalizações.

 

Normas e Legislações Aplicáveis

 

• ABNT NBR 12779: Mangueiras de incêndio – Requisitos e métodos de ensaio.
• ABNT NBR 12962: Inspeção e manutenção de extintores de incêndio.
• ABNT NBR 15526: Redes de distribuição interna para gases combustíveis – Projeto e execução.
• Portaria INMETRO nº 206/2011: Regulamentação de extintores de incêndio.
• Normas Locais: consultar legislação Estadual ou Municipal específica.

 

A manutenção adequada e a documentação dos sistemas de combate a incêndio e gás são essenciais para garantir a segurança do empreendimento e evitar penalidades legais. Recomenda-se a contratação de profissionais habilitados e empresas certificadas para realização das inspeções e manutenções.

 

Tópico 4 – AVCB- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros e RIA- Relatório de Inspeção Anual

 

Objetivo: Detalhar a importância e os passos para obtenção e renovação do AVCB e do RIA.

 

O Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) é um documento obrigatório para Condomínios, que atesta a conformidade de um imóvel com as normas de segurança contra incêndios. A documentação necessária pode variar conforme a localização e o tipo de imóvel, mas geralmente inclui:

 

Documentos Básicos:

 

• Formulário de solicitação do AVCB- disponível no site do Corpo de Bombeiros do Estado da Federação correspondente;
• Plano de Prevenção e Combate a Incêndios (PPCI)- documento que descreve os equipamentos e sistemas de segurança necessários, emitido por um profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto) com ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou RRT (Registro de Responsabilidade Técnica);
• Plantas do Imóvel (Projetos de Segurança Contra-Incêndio)- planta baixa indicando todos os sistemas de prevenção, como extintores, hidrantes, saídas de emergência, etc.;
• Certificados dos Equipamentos de Segurança- manutenção de extintores de incêndio, bombas de incêndio, iluminação de emergência, entre outros.;
• Relatório de Testes e Ensaios- testes de estanqueidade em redes de gás, funcionamento de bombas de incêndio, entre outros;
• Certificado de Treinamento de Brigada de Incêndio- Comprovando que a equipe foi treinada por uma empresa especializada ou profissional habilitado.

 

Documentos Complementares (Se Aplicável):

 

• Alvará de Funcionamento- Comprovando a regularidade do imóvel junto à prefeitura;
• Licença Ambiental- Para edificações com atividades potencialmente poluidoras;
• Laudo Estrutural- Para imóveis com estruturas de grande porte ou antigas;
• Outros Relatórios Específicos- em conformidade com normas de gases inflamáveis, instalações elétricas, sistemas de detecção e alarme de incêndio.

 

Processo Geral:

 

• Contratar um profissional habilitado para elaboração dos projetos e preenchimento da documentação;
• Submeter os projetos e documentos ao Corpo de Bombeiros;
• Realizar as adequações exigidas pelos bombeiros durante a análise;
• Pagar taxas, que dependendo da região podem estar associadas à emissão do AVCB;
• Agendar a vistoria técnica ao local;
• Após aprovação, obter o AVCB.

 

Tópico 5 – Laudo do SPDA- Sistema de Proteção Contra Descargas Atmosféricas

 

Objetivo: Esclarecer a importância do Laudo do Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas.

 

O Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas (SPDA), comumente conhecido como para-raios, é um conjunto de medidas projetadas para proteger estruturas, equipamentos e pessoas contra os efeitos das descargas atmosféricas, como raios. O sistema funciona conduzindo a energia do raio de forma segura para o solo, minimizando os riscos de danos materiais e pessoais.

 

O Laudo do SPDA é um documento técnico que atesta a conformidade do sistema instalado em relação às normas vigentes, essencial para garantir que o sistema funcione corretamente, proporcionando segurança e prevenção contra acidentes.

 

Periodicidade das inspeções e testes do sistema

 

• De acordo com a ABNT NBR 5419, as inspeções e manutenções do SPDA devem ser realizadas regularmente para assegurar sua eficácia. A periodicidade recomendada é:

• Anualmente, para inspeção visual e medição da resistência de aterramento;
• Após eventos significativos: como reformas na estrutura, instalação de novos equipamentos ou após incidência de raios;
• Conforme especificado no projeto em casos de estruturas com alto nível de risco, podendo ser necessário aumentar a frequência das avaliações.

• Documentos necessários para conformidade com normas (ABNT NBR 5419):

• Projeto do SPDA: detalhamento do sistema, incluindo dimensionamento e especificação de materiais;
• Memorial descritivo: explicação técnica do funcionamento e dos componentes utilizados;
• Relatório de inspeção: resultados das avaliações visuais e testes de resistência;
• Laudo de medição: informações sobre a resistência de aterramento;
• Certificação dos materiais: comprovação da qualidade e conformidade dos componentes do sistema.

• Exemplos de problemas causados pela falta do laudo:

• Surtos elétricos gerados por descargas podem queimar equipamentos eletrônicos, circuitos e componentes;
• Raios podem causar superaquecimento de materiais inflamáveis e incêndio;
• Descargas de raios, diretas ou indiretas, produzindo ferimentos graves ou riscos à vida humana;
• Prejuízos financeiros por substituição de equipamentos, até multas por não conformidade;
• Impedimento legal pela fiscalização interditando atividades, por ausência de laudo.

 

Manter o laudo SPDA em dia é medida essencial para garantir a segurança e evitar problemas que podem comprometer a integridade de pessoas e o patrimônio

 

Tópico 6 – Planos de Manutenção e Projetos

 

Objetivo: Orientar como organizar, gerenciar e manter atualizados documentos relacionados à manutenção preventiva e projetos técnicos, garantindo eficiência operacional e registros históricos adequados.

 

Conteúdo Programático:

 

• Como elaborar um plano de manutenção preventiva eficiente:

• Identificar equipamentos e sistemas críticos;
• Elaborar cronograma de atividades periódicas;
• Priorizar manutenções com base em criticidade;
• Atualizar continuamente o cronograma.

 

Documentação de Projetos Estruturais e Elétricos:

 

• Tipos de documentos essenciais:

• Plantas estruturais e esquemas elétricos;
• Diagramas unifilares e multifilares;
• Memorial descritivo e ART- Anotação de Responsabilidade Técnica.

• Organização e armazenamento de documentos:

• Formatos padrão (.pdf, .dwg, etc);
• Métodos de arquivamento físico e digital.

• Importância da rastreabilidade e controle de versões.

• Localização de Registros Históricos identificados por versões.

• Função dos relatórios técnicos:

• Registro de ocorrências e manutenções realizadas;
• Histórico para auditorias e diagnósticos futuros.

• Estrutura ideal de um relatório técnico:

• Informar data, hora, local, equipe envolvida e descrição da ação;
• Documentar resultados alcançados e recomendações.

 

Uso de Softwares para Gestão de Documentos

 

• Principais ferramentas disponíveis:

• CMMS- Softwares de gestão de manutenção assistida por computador;
• Sistemas para organização de documentos técnicos (Autodesk Vault, Microsoft SharePoint.

• Benefícios em digitalizar processos;

• Criar alertas de manutenção;
• Organizar documentos de projetos;
• Controlar versões e acessos.

• Integração com outras tecnologias: IoT- Internet das Coisas e BI- Business Intelligence.

 

Tópico 7 – Síntese dos Documentos

 

Objetivo: Garantir que todos os documentos tratados no Manual sejam organizados e armazenados de forma prática e acessível, promovendo eficiência e conformidade com obrigações legais.

 

Checklist com todos os documentos essenciais requeridos:

 

• Plano de Manutenção Preventiva.

• Relatórios técnicos:

• Plantas estruturais e elétricas;
• Anotações de Responsabilidade Técnica (ARTs);
• Cronogramas e prazos para manutenção.

• Contratos e registros de fornecedores.
• Template de checklist (lista padrão que serve como arquivo para controle de projetos) com status (pendente, em andamento, concluído).

 

Organização Prática dos Documentos em Arquivos Físicos e Digitais:

 

• Arquivos físicos:

• Métodos para classificação e armazenamento;

• Pastas temáticas;
• Etiquetagem e índices;
• Controle de acessos para confidencialidade.

• Arquivos digitais:

• Estrutura hierárquica de pastas por tipo, ano e projeto;
• Nomenclatura padronizada (exemplo "2025_ProjetoX_PlantaEstrutural_v1;
• Backup e armazenamento em nuvem (exemplos Google Drive, OneDrive.

 

Criação de Modelo Padrão para Acompanhamento e Renovação de Documentos.

 

• Modelo de acompanhamento:

• Registro de dados críticos: validade, responsáveis, status;
• Cronograma de obrigações legais e prazos;
• Controle de revisões e versões de documentos.

• Renovação de documentos:

• Procedimentos para revisão periódica;
• Automação de alertas para expirações: ART- Anotação de Responsabilidade Técnica, Certificados de Inspeção.
• Fornecimento de templates editáveis (arquivo inicial para a criação de projetos) para aplicação prática.

• Principais Softwares para Controle de Prazos e Obrigações Legais:

• Gerenciadores de tarefas (exemplos Trello, Asana);
• Ferramentas específicas de gestão documental (exemplos: DocuWare, M-Files;
• Aplicativos para controle de vencimentos e lembretes automáticos;
• Integração de ferramentas com calendários corporativos (Google Calendar, Outlook.

 

Com esses procedimentos e softwares de controle, o Condomínio terá as ferramentas necessárias para manter a documentação organizada e acessível, garantindo o controle dos processos.